Manual de administración

Inicio del sistema administrativo

El sistema administrativo de CIText actualmente es una aplicación de java. Para su ejecución se debe invocar desde línea de comandos la siguiente instrucción:

	java Inicio 
Esto abrirá la interfaz principal (Figura 1) con diversas opciones que se explicaran en las siguientes secciones.


Figura 1. Interfaz principal sistema administrativo

Menú Libro-Agregar

1.- Libro (completo)

Esta opción del sistema permite el almacenamiento tanto de información bibliográfica de un libro así como sus imagenes y texto correspondiente (Figura 2). En esta misma interfaz se muestra una etiqueta denominada "Estructura del libro" la cual se refiere como su nombre lo indica a la estructura que presenta el material, siendo esta de tres tipos: simple, capitulos y partes. Para poder almacenar este tipo de libros es necesario seguir ciertas reglas en cuanto a la distribución de la información en el sistema de archivos (ver sección "Estructura del libro" ), así como a la denominación de cada archivo ( ver Especificaciones para el nombramiento de archivos). De acuerdo a la estructura que presente el libro a almacenar se de berá seleccionar la opción correspondiente. También será necesario seleccionar el "Tipo de numeración" ya que esta puede presentarse en arábiga o romana.

NOTA: esta es una actualización al manual:

La clave del libro de ejemplo que se está introduciendo es "a_1_a" esto es equivalente a 3 claves en la base de datos :

call_letter | call_number | call_cutter
a                | 1                   | a

si la clave del libro no está escrita de esta forma no se considera válida. La clave más importante es "call_cutter" que es con la que funciona el navegador con applet. Las demás claves son de control como se manejan en la biblioteca de la UDLA. De manera particular cada institución puede asignar las claves que considere adecuadas a su organización respetando este formato de entrada. Las 3 claves en la base de datos se almacenan de forma alfanumérica por lo que pueden contener cualquier combinación de letras y números y una extensión máxima de 50 caracteres.

Ejemplos de claves validas son :
a_1_a
a_2_b
x_x_xxxx

si se manejan claves numéricas consecutivos se puede usar esta secuencia :
a_1_001
a_1_002
a_1_003

 

 

 

 

 

 

Figura 2. Interfaz principal de captura "Libro completo".


Para el caso de autores, editores e impresores se tienen tres posibilidades para su registro y/o captura

 

 

 

 

Figura 2. Listado de autores ya existentes
Figura 3. Interfaz para alta de nuevo autor

Para el caso de acervo y colección el sistema permite seleccionar de una lista los acervos y colecciones existentes ó agregar nuevos según sea requerido. La Figura 4 muestra la interfaz correspondientes para la captura de nuevo "acervo". Como el acervo está ligado a una institucion específica que lo resguarda, el sistema da opción al usuario de seleccionar de una lista la institución correspondiente o de agregar una nueva en el caso de que no exista en la base de datos (Figura 4a), opción que se actualizará en la interfaz de "Alta nuevo acervo" al ser almacenada (Figura 4).

 

 

Figura 4. Interfaz de captura nuevo acervo
Figura 4a. Interfaz de captura nueva institución

 

La interfaces de la Figura 5. se refieren a la captura de una nueva colección. En esta interfaz será necesario que el usuario seleccione el acervo correspondiente al cual pertenece dicha colección

Figura 5. Interfaz de captura nueva colección

Finalmente cabe mencionar que al agregar datos en cualquiera de estas modalidades, el sistema automaticamente actualizará las listas respectivas en la interfaz principal.

Para agregar las páginas correspondientes al libro a capturar, será necesario ubicar la carpeta donde se encuentra dicha información, incluyendo, si hubiera el texto correspondiente a cada una de las páginas del material. Antes de almacenar esta información se deberá estructura adecuadamente siguiendo las recomendaciones de la sección "Estructura del libro". La interfaz de la Figura 6. muestra la opción para seleccionar la carpeta correspondientes.

Figura 5. Ejemplo de selección de un libro para su almacenamiento.

Una vez que el usuario ha seleccionado la carpeta "raíz" donde se encuentra tanto las imagnes como el texto correspondiente a las mismas, automáticamente el sistema genera una carpeta titulada "code" así como los archivos codificados según los algoritmos implementados, siendo estos: similarex, soundex y clases de caracteres. Dicha carpeta es creada dentro de la carpeta raíz del libro en cuestión. Finalmente cabe agregar que los libros pueden no tener texto asociado, lo cual no afecta el funcionamiento del sistema.

Para concluir esta sección, el sistema da opción de agregar notas al ejemplar, así como el pie de imprenta del libro, las cuales pueden o no ser consideradas en el almacenamiento de la informacion (Figura 6).

Figura 6. Interfaz de captura notas y pie imprenta.

Una vez capturada toda la información correspondiente al libro, el usuario podrá proceder a almacenarla. El sistema mostrará en pantalla algunas notas que indicarán el proceso de almacenamiento en el cual se encuentre (Figura 7) y finalmente al concluir, una pantalla indicando que el proceso ha concluido satisfactoriamente (Figura 8).

Figura 7. Lista de procesos durante almacenamiento de información
Figura 8. Finalización del proceso de almacenamiento

 

2.- Páginas faltantes

Esta opción permite al usuario agregar páginas que por alguna razón no se agregaron a la base de datos durante el proceso de almacenamiento, por ejemplo algún fallo en la comunicación con la base de datos. La interfaz de la figura 9, requiere para este proceso únicamente de la clave del libro correspondiente y de la selección de la carpeta que contiene solamente los archivos faltantes, así como la estructura del libro.En el caso de que faltaran páginas preliminares, se deberá manejar la misma estructura explicada en la sección "Estructura del libro".

Figura 9. Interfaz de alta páginas faltantes

 

3.- Datos autor,editor,impresor

Esta sección fue generado exclusivamente para relacionar un libro con su autor, editor e impresor respectivo, en caso por ejemplo de que se careciera de dicha información al momento de capturar un ejemplar. El proceso consiste en proporcionar la clave del libro y seleccionar el autor, editor e impresor respectivo, siguiendo el mismo proceso explicado en la sección "1".

Figura 10. Interfaz de asociación libro-autor,editor o impresor

 

Menu Libro-Actualizar

Dentro de este menú, el usuario puede modificar cierta información en la base de datos. Las entidades que cuentan con esta opción son: libro, autor, editor, impresor y página.

Para el caso de las 4 primeras entidades arriba mencionadas se muestran las interfaces con los datos que el usuario puede modificar, con excepción de las claves respectivas, las cuales son necesarias conocer para poder afectar el resto de la información. Dichas claves se pueden conocer directamente de la interfaz de "Datos autor, editor, imprersor" (Figura 10) seleccionando la opción "Seleccionar autor", "Seleccionar editor", "Seleccionar impresor" según sea el caso, lo cual mostrará el listado correspondiente tal y como se muestra en la interfaz de la Figura 2.

A continuación se muestran las interfaces correspondientes a cada una de estas entidades.

Figura 11. Interfaz actualización libro
Figura 12. Interfaz actualización autor

 

Figura 13. Interfaz actualización editor
Figura 14. Interfaz actualización impresor

Finalmente la interfaz la opción de actualización página permite la modificación ó sobreescritura de una imagen, en el caso de que esta última no correspondiera a la página original. El requisito es únicamente proporcionar la clave del libro correspondiente, la selección de la estructura del ejemplar y la ubicación de la carpeta que contiene la(as) páginas por reemplazar.

Figura 15. Interfaz de actualización páginas.

 

Menú Libro - Revisar

Anotaciones

Esta sección permite al usuario administrador revisar las anotaciones hechas por los usuarios finales a algun libro específico, con la finalidad de validar los comentarios agregados aceptándolos o rechazándolos según sea el caso. En la siguientes secciones primeramente se explicará como funciona el proceso de agregar anotaciónes a un libro lo cual es parte del funcionamiento del módulo de consulta para posteriormente explicar el funcionamiento de revisión de anotaciones dentro del módulo administrativo.

Agreagr anotación

Una de las características de CIText es la de permitir a los usuarios realizar anotaciones sobre algún libro específico. Dichas anotaciones pueden realizarse desde la interfaz de consulta (Figura 16) con el botón "Agregar anotación", acción que permitirá realizar las anotaciones al libro siempre y cuando el usuario ya este dado de alta en el sistema.

Figura 16. Interfaz de consulta (opción agregar anotaciones)

Si el usuario no estubiera registrado aún, el sistema le da la opción de hacerlo al seleccionar la opción "si" del diálogo mostrado en la Figura 16. El sistema entonces solicitará la información personal del usuario así como las anotaciones que quiera agregar (Figura 17)

Figura 17. Interfaz para registro de nuevo usuario

Si el usuario ya estubiera registrado, el sistema solicitará únicamente su clave y contraseña (Figura 18) y bastará con seleccionar la opción "Buscar notas" para que el sistema recupere las notas previas hechas por el usuario sobre el libro actualmente a comentar, si es que existieran, con la opción de poder modificarlas (Figura 18a). Si no existieran notas asociados con ese libro y ese usuario, el sistema permitirá agregar los comentarios.

Figura 18. Interfaz para usuario ya registrado
Figura 18a. Opción para modificación de notas

 

Finalmente, cuando el usuario modifica y almacena los cambios, el sistema informa que su anotación estará disponible a la brevedad. El usuario administrador entonces será el encargado de validar los comentarios realizados.

Figura 19. Mensaje de modificaciones

 

Revisión de anotaciones

Dentro del módulo administrativo, existe la opción de revisar las anotaciones hechas por los usuarios del sistema y validarlas, con la finalidad de evitar almacenar información poco relevante. Cuando el asministrador selecciona la opción de revisión, el sistema valida si existen notas aún no revisadas. En el ejemplo de la Figura 20 se puede observar que el sistema recupera dos usuarios que han hecho anotaciones y llas cuales aun no han sido validadas.

Figura 20. Interfaz de revisión de anotaciones

El administrador deberá seleccionar alguno de los usuarios y el sistema mostrará el listado de los libros que han sido anotados por ese usuario así como los comentarios de cada uno de estos segú el título seleccionado. En la Figura 21 se muestran los comentarios realizados por uno de los usuarios asi como las opciones de aceptar o rechazar. En esta figura además ya se pueden observar las modificaciones hechas anteriormente por el usuario en el ejmeplo mostrado en la Figura 18 y 18a.

Figura 21. Ejemplo de revisión de anotaciones.

 

Si la anotación fue considerada relevante será aceptada, lo cual cambiará el estado de la anotación a "ya revisada" si no la nota y el usuario serán eliminados de la base de datos.


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Fecha de última actualización:  17 de febrero 2005