3. Groupware

 

El groupware es cualquier tecnología usada específicamente para hacer los grupos más productivos. En este capítulo se discutirá la definición y clasificación de groupware, se hará mención a tres ejemplos de aplicaciones groupware que se relacionan con el proyecto de Ágora. El ejemplo más exitoso es el correo electrónico, que pertenece a la categoría de groupware asíncrono, y los denominados chats junto Vision Quest y CRUISER son sistemas síncronos que permiten la comunicación de grupos.

 

3.1 Clasificación de groupware

Existen muchas clasificaciones para groupware, tal vez la más conocida es el esquema de Johansen, como lo indican Ellis et al. [1993] (Figura 3.1), que se enfoca en el tiempo y lugar de la interacción. Otra clasificación menos conocida pero también valiosa es la clasificación basada en el centro de control desarrollada por Esther Dyson [Oravec 1996]. Para ella, el centro de control puede ser basado en el usuario, objeto de trabajo o en el proceso, como se explica a continuación.

 

3.1.1 Groupware enfocado a tiempo y lugar

Las aplicaciones que trabajan en distinto tiempo se conocen como groupware asíncrono. Aquí podemos mencionar el correo electrónico y sistemas de conferencias, sistemas que de control de flujo de trabajo (workflow), sistemas de calendarización y agendas.

El groupware síncrono incluye las aplicaciones en las que se trabaja al mismo tiempo. Entre estas están los sistemas de juntas electrónicas (electronic meeting systems), conferencias con audio y video, pizarrones electrónicos compartidos, auxiliares en el consenso de grupo y toma de decisiones.

 

Figura 3.1. Categorías de Groupware.

 

3.1.2 Groupware basado en el centro de control

Cuando está basado en el usuario, el groupware maneja el trabajo de manera local. El usuario construye su propio agente o cliente. El sistema se enfoca en los usuarios y ellos reciben información y mandan instrucciones. El trabajo esta controlado por los usuarios. El correo electrónico y el manejador de agendas son ejemplos de este grupo.

Cuando está basado en el trabajo u objeto, el groupware trabaja en base a un objeto, tal como un documento, que por sí solo puede enviarse por correo, desplegarse o actualizarse. El usuario trabaja sobre el documento al igual que los demás usuarios. Las aplicaciones de edición grupal se incluyen en este grupo.

Cuando el groupware se basa en procesos, el groupware se encarga de monitorear que un trabajo termine. Este enfoque se asemeja más a un agente de grupo, que a un agente de usuario. Puede ser orientado a bases de datos y es un sistema más global y enfocado a proyectos. Las herramientas de análisis y diseño son ejemplo de este grupo.

 

3.2 Características de diseño

El diseño de una aplicación de groupware debe contemplar los aspectos que se explican a continuación [Oravec 1996]:

 

3.2.1 Individuos virtuales

Nosotros como individuos hacemos un esfuerzo por construir y expresar nuestra personalidad ya sea en la oficina, escuela u otras organizaciones. Si observamos el escritorio de la siguiente oficina que visitemos, nos daremos cuenta que el decorarlo con objetos como fotografías, plantas y calendarios representa un esfuerzo de los individuos por expresar aspectos de sí mismos a los demás. En la interacción por computadora las oportunidades de expresión son todavía limitadas. Los diseñadores deben trabajar para ampliar y mejorar estas oportunidades para definir la personalidad o perfil del individuo en una aplicación de groupware. Esto, además, va en apoyo a la funcionalidad del sistema, ya que por ejemplo el conocer de antemano el perfil de un usuario ayuda a crear expectativas para una eventual interacción. Así, podemos definir al individuo virtual como la selección de varios registros, perfiles e información estadística asociados a él en una aplicación [Oravec 1996].

 

3.2.2 Grupos virtuales

Un grupo virtual se compone por la interacción de grupo, el registro de estas interacciones, decisiones y productos asociados con el grupo, impresiones o imágenes asociadas al grupo, y estadísticas ligadas con niveles de desempeño del grupo. Las aplicaciones de groupware han servido para expander la variedad de estos grupos.

 

3.3 Importancia económica del groupware

En Coleman [1995] se presenta un reporte de groupware en el que Bob Flanagan, analista en Workgroup Technologies, Inc. y ahora analista de Yankee Group, estima que el mercado de groupware software fue en 1993 de $1.7 billones de dólares. Predice un crecimiento rápido, estimando que para 1998 las ventas del grupo serán de alrededor de $5.5 billones de dólares. Esto es corroborado con lo reportado por la firma de investigación de mercado inglesa Ovum, Ltd. En su reporte, "Groupware : Market Strategies", Ovum declara que el mercado de groupware esta creciendo a un robusto 15% al año, y también estiman que el total de las ventas será de $5.5 billones en 1998. Mas que en cifras, el efecto del groupware se percibirá en la manera de trabajar de las empresas y grupos de trabajo, dando como resultado una mejora en la calidad de sus servicios y productos.

 

3.4 El futuro del groupware

Las aplicaciones que se venden como groupware hoy en día podrán no ser vendidas o inclusive clasificadas como groupware en el futuro. Hacia el final de la década, el término groupware habrá evolucionado para englobar a todas las aplicaciones. Todas las aplicaciones por computadora permitirán o su uso en grupo, o en un flujo de trabajo o apoyado por equipos a través de la red. Esto significa que el término puede no ser muy útil. Según Coleman [1996], en el año 2000 todo el software será groupware.

 

3.5 Algunos avances en groupware

En la práctica, el uso y la influencia del groupware se muestra en aplicaciones tan usadas como el correo electrónico (e-mail) o cuartos de charla (chat rooms). Existen también aplicaciones enfocadas al área administrativa. A continuación se describen estos conceptos y algunos ejemplos.

 

3.5.1 Correo electrónico

Actualmente existen muchas herramientas para el manejo de correo electrónico y pocos ignoran la importancia del correo electrónico como aplicación de groupware. Debido a su gran uso hoy en día las ventajas de este son evidentes. Como características relevantes tiene que: es asíncrono, rápido, basado en texto y permite ser dirigido a una o más personas Las ventajas de la comunicación uno a uno que ofrece el correo incluye el hecho de que el mensaje siempre es recibido. Las ventajas de comunicación con un gran número de individuos que pertenecen a un grupo o que comparten intereses comunes, es que permiten la discusión y análisis de temas de manera conjunta.

 

3.5.2 Chats, Muds y otros mundos virtuales

Los términos que a continuación se describen, al igual que el correo electrónico, no deben ser discriminados por su contexto. El que muchas de estas aplicaciones groupware sean usadas para el entretenimiento no significa que no cumplan con su objetivo de ayudar a grupos o equipos. Estas aplicaciones gracias a su gran popularidad en el área del entretenimiento demuestran su potencial para ser usadas en otras áreas como la educación o la búsqueda de información como en nuestro caso.

El término "chat" (charla en español) muy usado hoy en día en el internet, no es mas que una manera de llamar a la comunicación en tiempo real por computadora entre dos personas. Una vez que el usuario entra a un chat cualquiera de los usuarios puede introducir un texto tecleando y este aparecerá en el monitor del o los demás usuarios. La importancia del chat radica en la gran aceptación de parte de todo tipo de personas de todas partes del mundo. Actualmente se pueden encontrar chats en donde se discute de cualquier tema desde video-juegos hasta religión. Estos chats se ubican en lo que se denomina cuartos de charla o chatrooms, estos sitios, que en realidad no son mas que los canales donde se realiza la interacción, se les llama de esta manera para que puedan ser mejor aceptados [Webopedia 1998].

De estos chats se deriva lo que se denomina MUD (Multi-User Dungeon o Dimension) la traducción literal es calabozo multi-usuario o dimensión multi-usuario. Al igual que los chats, los MUDs tienen gran aceptación y difusión en el internet. Es más usado por jóvenes ya que se derivan de un famoso juego de mesa, Calabozos y Dragones. Las ventajas de un juego de este tipo en el internet es que se puede interactuar con personas en otras partes del mundo además de personajes creados por la computadora. Este juego consiste en un espacio virtual donde los participantes asumen un personaje e interactúan con los demás usuarios de acuerdo a su papel. Hoy en día este término se utiliza de manera general para referirse a cualquier espacio virtual, también conocido como mundo en tres dimensiones o mundo de charla (chat world) [Webopedia 1998].

 

3.5.3 Vision Quest

Este sistema de Collaborative Technologies Corp. permite realizar juntas electrónicas. Entre sus grandes ventajas sobre otros sistemas, se encuentra su facilidad de uso. Cualquiera puede conducir una junta electrónica y el sistema puede ser usado de manera distribuida . Las juntas se pueden realizar con los participantes en el mismo lugar o diferentes lugares, al mismo tiempo o a distintos tiempos. Aunque no pretende reemplazar las juntas cara a cara, su uso permite reducir drásticamente los costos de viaje, la rapidez de toma de decisiones lo que resulta en una mejor eficiencia y productividad de las juntas [Pietro 1995]. El sistema funciona en terminales de trabajo que pueden estar o no en el mismo lugar, la interacción se realiza a través del teclado y el monitor de la computadora. Algunas de las herramientas que incluye: lluvia de ideas, categorías de ideas, prioridad de ideas basadas en evaluación, clasificación y votación. Este sistema se ha aplicado en contextos reales, de los cuales los desarrolladores obtuvieron los siguientes resultados: se requiere de menos palabras para expresar una idea tecleando que hablando, las aportaciones de cualquier miembro son consideradas, se lleva un registro de todo lo tratado, no se requiere de ningún entrenamiento para participar.

 

3.5.4 CRUISER

CRUISER son la siglas para Computer Supported Spontaneous Interaction. La importancia de este sistema se basa en la interacción informal [Robinson 1993]. CRUISER está diseñado alrededor del concepto de comunidad o grupo virtual que existe sólo en un mundo virtual, donde las distancias geográficas entre los participantes son irrelevantes. Por sus características este sistema provee acceso instantáneo a cualquier persona y cualquier lugar.

La importancia del sistema está basada en dos ideas. La primera, los usuarios pueden navegar a través del mundo virtual en búsqueda de encuentros sociales. La segunda, el mundo virtual es independiente del mundo físico y puede ser organizado de acuerdo a las necesidades del usuario. En la práctica el usuario recorre pasillos, oficinas y áreas comunes, todas ellas generadas por computadora. Los usuarios se comunican a través de audio y video.

CRUISER ataca uno de los problemas de los trabajos en equipo, reconoce la importancia de la comunicación informal. Provee además características de la práctica de trabajo permitiéndole diferentes niveles de privacidad.

En el siguiente capítulo se describen los sistemas de recomendación, que son clasificados dentro de groupware asíncrono y enfocado al usuario. Se muestran algunos ejemplos de sistemas de recomendación más usados en el internet.

 

[índice] [figuras] [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [Referencias] [A] [B] [C]

Fernández Ramírez, M. L. 1998. Ágora: Creación de grupos virtuales en bibliotecas digitales. Tesis Licenciatura. Ingeniería en Sistemas Computacionales. Universidad de las Américas-Puebla. Diciembre.
© copyright 1998, Missouri Botanical Garden & UDLA